Principes de la gérance des données

Dans le monde entier, au cours de la dernière décennie, on a reconnu que les données de la recherche étaient des atouts qu'il fallait gérer de façon à permettre l'extraction maximale de leur valeur. Il a été prouvé que, lorsque ces données sont créées grâce au soutien de fonds publics, le public s'intéresse sérieusement à leur gestion et à leur conservation.

La gérance des données, comme outil de gestion de nos atouts, doit être encadrée selon un modèle de cycle de vie. Elle doit être appliquée à toutes les étapes du processus de recherche et ce, par tous les responsables de la conservation des données, y compris les chercheurs, les établissements de recherche, les agences de financement et le gouvernement. Les principes suivants sont présentés à titre informatif, et ont pour but d'orienter les progrès en matière de gérance des données au Canada.

Principe 1 : rôles et responsabilités

Les parties intéressées du domaine de la recherche publique doivent, ensemble, établir un cadre de codes de pratique pour l'accès aux données numériques de recherche. Un tel cadre doit définir, le plus clairement possible, les rôles et les responsabilités des diverses parties prenant part aux activités liées aux données.

Les créateurs et les utilisateurs des données de recherche, ainsi que les institutions responsables et les organismes de financement, doivent connaître et respecter leurs responsabilités aux termes des codes de pratique susmentionnés.

Principe 2 : interopérabilité, normes et assurance de la qualité

La valeur et l'utilité des données de recherche dépendent, en grande partie, de leur qualité et de leur interopérabilité avec d'autres données. Pour encourager l'utilisation internationale et interdisciplinaire des données de recherche, ces dernières doivent être créées et recueillies selon des normes internationales; le cas échéant, l'interopérabilité des ensembles de données doit être sérieusement prise en compte. Si ces normes n'existent pas encore, les parties intéressées doivent contribuer activement à leur mise en place. Les critères de sélection et de conservation à long terme des données doivent être établis en tenant compte des questions d'assurance de la qualité.

Principe 3 : accès, utilisation et droits d'auteur

Les données numériques de recherche doivent être faciles à trouver, et leur accès doit être fourni dans un environnement qui soit le plus convivial possible, mentionne le nom des chercheurs et protège leurs droits et protège les droits de ceux qui portent un intérêt légitime à la façon dont les données sont rendues accessibles et utilisées.

L'objectif stratégique fondamental de rendre les données accessibles exige que les utilisateurs aient un accès rapide et convivial aux données qu'ils recherchent et ce, au coût le plus faible possible. Il faut équilibrer les intérêts et les droits incompatibles mais, dans la mesure du possible, un accès gratuit et libre doit être privilégié.

Principe 4 : avantages et rapport coût‑efficacité

Les modèles et les mécanismes servant à gérer les données numériques de recherche et à y fournir l'accès doivent :

• protéger l'investissement public que représente la création originale des données;
• permettre une gestion technique et opérationnelle rentable et continue des données conservées.

Principe 5 : conservation et durabilité

Les données numériques de recherche ayant une valeur à long terme et provenant de recherches actuelles et futures doivent être conservées et rester accessibles pour les générations présentes et à venir. Pour atteindre cet objectif, il faut collectivement :

• mettre au point des critères de sélection et de conservation à long terme des données;
• établir un réseau d'archives durables qui conserveront et maintiendront les données à long terme;
• veiller à ce que l'accès et la réutilisation des données soient dans des recherches conformes aux exigences réglementaires (ou créer d'abord ces règlements);
• prévoir l'adaptation des données et leur déplacement vers de nouveaux environnements électroniques à mesure que ceux‑ci sont mis au point;
• élaborer des politiques et des procédures transparentes et pratiques permettant de conserver, partager et réutiliser les données.

Ces principes sont une adaptation de ceux du Research Information Network présentés dans « Stewardship of digital research data: a framework of principles and guidelines », en janvier 2009.